Por que o caixa do hotel é diferente de uma loja
Numa loja, a venda e o pagamento acontecem juntos. No hotel, não. O hóspede paga um sinal hoje, consome no bar amanhã e fecha a conta no check-out, às vezes com três formas de pagamento diferentes. O caixa precisa registrar cada entrada no momento em que ela acontece, não no fim da estadia.
Outra diferença é o turno. A recepção troca de operador e o dinheiro continua na gaveta. Sem abrir e fechar o caixa por pessoa, uma diferença encontrada à noite não tem dono.
Abertura: comece sabendo quanto tem
Todo turno começa com a abertura do caixa: o operador conta o fundo de troco, registra o valor e, a partir daí, tudo que entra e sai fica no nome dele. Parece burocracia, mas é o que permite dizer, no fim do dia, que a diferença nasceu naquele turno e não no anterior.
- Conte o dinheiro físico na gaveta e registre como fundo inicial.
- Confira se o turno anterior foi fechado. Caixa aberto em cima de outro aberto é diferença na certa.
- Deixe claro quem está operando. Um caixa, um responsável.
Sangria e reforço durante o turno
Sangria é a retirada de dinheiro do caixa durante o turno, pra não acumular valor alto na gaveta. Reforço é o contrário: colocar troco quando falta. Os dois precisam ser registrados na hora, com valor e motivo, senão o fechamento vai apontar uma diferença que na verdade é um saque pro cofre.
Regra simples: nenhum dinheiro sai ou entra na gaveta sem um registro no caixa. Isso inclui pagar o entregador do gás com dinheiro da recepção.
Conferência por forma de pagamento
O erro mais comum no fechamento é conferir só o total. O total pode bater por coincidência: faltou dinheiro e sobrou cartão. Conferir por forma de pagamento é o que mostra onde está o problema.
- Dinheiro: o valor contado na gaveta precisa ser igual ao fundo inicial mais as entradas menos as sangrias.
- Pix: cada recebimento registrado no caixa precisa ter um comprovante correspondente na conta.
- Cartão: crédito e débito separados, conferidos com o relatório da maquininha.
- Cortesia e crédito do hóspede: não entram dinheiro, mas precisam aparecer pra explicar por que a conta do hóspede fechou sem pagamento.
Quando dá diferença
Diferença acontece. O que não pode é ser escondida ou ajustada pra bater. Registre a diferença com o valor exato, pra mais ou pra menos, e o nome do operador. Depois procure a causa nas suspeitas de sempre: troco errado, sangria sem registro, pagamento lançado na forma errada, comprovante de Pix de outro dia.
Com histórico de sessões, dá pra ver se a diferença é pontual ou se repete no mesmo turno. É aí que você descobre que o problema não é a pessoa, é o processo: a maquininha fica longe do balcão e o pagamento é lançado depois, por exemplo.
Como o Domoh ajuda
No Domoh, cada operador abre e fecha a própria sessão de caixa, no web ou no app. A conferência é por forma de pagamento: dinheiro, Pix e cartão, com os comprovantes anexados nos pagamentos das reservas. Qualquer diferença fica registrada na sessão, e o histórico mostra todas as sessões de cada turno e operador. Os pagamentos das reservas e das comandas entram no caixa na hora em que são lançados.