Comece pelo que dói hoje
Antes de olhar lista de funcionalidades, escreva os três problemas que mais custam na sua pousada. Pode ser o overbooking do feriado, o caixa que nunca bate ou a camareira que descobre o check-out por telefone. O sistema certo é o que resolve esses três sem criar trabalho novo.
Isso também evita a armadilha do sistema grande demais. Pousada de doze quartos não precisa de tela de eventos nem de gestão de spa. Precisa de reserva, mapa, caixa e OTA funcionando sem fricção.
Funciona no celular de verdade?
O dono da pousada não fica sentado na recepção. Ele está no mercado, na obra ou em casa quando alguém liga perguntando se tem vaga. Se o sistema só funciona no computador da recepção, a resposta continua sendo "deixa eu ver e te ligo".
Peça pra ver o app, não só o site aberto no celular. Teste fazer uma reserva, dar um check-in e marcar um quarto como limpo pelo telefone. Se a camareira não consegue usar, a governança continua no papel.
Conecta com as OTAs que você usa?
Se a pousada vende na Booking, no Airbnb ou na Decolar, o sistema precisa mandar preço e disponibilidade pra lá e trazer a reserva de volta pro mapa, sem retrabalho. Confira o nome de cada canal, não aceite "integra com as principais".
Pergunte também o que acontece com a reserva que chega da OTA: ela entra com o quarto e o valor certos? Passa pela mesma trava de overbooking das reservas do balcão? Dá pra ter regras diferentes por canal, como estadia mínima no feriado?
Migração, suporte e quem faz a configuração
A troca de sistema é o momento mais arriscado. As reservas dos próximos meses já existem na planilha e precisam entrar no sistema novo sem erro. Pergunte como é a importação de reservas e hóspedes, e quem configura quartos, tipos e tarifas: você, sozinho, ou a empresa entrega pronto.
- A planilha de reservas e hóspedes é importada ou você digita tudo?
- O sistema chega configurado com seus quartos e tarifas?
- Como se pede ajuda: chamado dentro do sistema, e-mail, telefone? Em que horário?
- Tem manual dentro do sistema pra equipe nova aprender sozinha?
- A equipe de suporte entende de pousada ou só de software?
Permissões: quem pode fazer o quê
Numa pousada pequena, todo mundo faz de tudo, e é por isso que as permissões importam mais, não menos. Cancelar reserva, devolver dinheiro, dar cortesia e mexer no caixa são ações que precisam de dono. O sistema deve ter cargos prontos, como recepção e governança, e deixar você ajustar cada um por ação.
Pergunte também se o sistema registra quem fez cada coisa. Uma diária apagada sem autor não tem como ser investigada.
Perguntas pra fazer na demonstração
Leve a sua rotina pra demonstração, não deixe a demonstração ditar o roteiro. Peça pra ver, com os seus quartos, as situações que acontecem toda semana.
- Faz uma reserva de casal com café pro feriado e mostra quanto fica.
- Chegou um walk-in sem reserva: quanto tempo leva?
- O hóspede quer ficar mais uma noite e o quarto já está reservado: o que acontece?
- Fecha o caixa do turno e mostra a conferência por forma de pagamento.
- A camareira terminou o quarto: como a recepção fica sabendo?
- Entrou uma reserva na Booking: onde ela aparece?
Como o Domoh ajuda
O Domoh foi feito pra esse checklist. App iOS e Android incluso, modo pousada com menu enxuto e tela "Hoje", módulo de distribuição com Booking, Airbnb, Expedia, Decolar, Trip.com, Agoda e Hostelworld, importação de reservas e hóspedes da planilha, sistema entregue configurado, cargos com permissão por ação, manual dentro do sistema e suporte por chamado. A demonstração é feita com os quartos da sua pousada, por WhatsApp ou e-mail.